Quá trình chuyển đổi số của Tâm An và Webketoan

Anh có thể chia sẻ thêm về quá trình chuyển đổi số của Tâm An và Webketoan được không?

Bản thân tôi là người yêu thích công nghệ nên tôi đã sớm lên kế hoạch và triển khai chuyển đổi số cho công ty Tâm An chuyên về dịch vụ kế toán nhằm tinh gọn bộ máy, số hóa dịch vụ cũng như gia tăng doanh thu bền vững.

Ông Nguyễn Hải Tâm – Chủ tịch công ty Tâm An

Tại sao công ty dịch vụ lại nên chuyển đổi số?

Công ty dịch vụ kế toán – thuế về cơ bản vẫn tập trung nhất vào chất lượng dịch vụ cung cấp với yếu tố con người là tiên quyết. Tuy nhiên, các vấn đề paperwork hàng ngày cũng như quy trình làm việc kiểu truyền thống khiến năng suất bị ảnh hưởng, nhân viên không thể dành nhiều thời gian để nâng cao chuyên môn cũng như giao tiếp thường xuyên với khách hàng, điều đó làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ cũng như không thể phục vụ được nhiều khách hàng hơn, doanh thu từ đó chỉ có bằng hoặc giảm nếu cứ tiếp tục giữ kiểu làm cũ vì chi phí thì luôn tăng chứ không giảm.

Anh đã chuyển đổi số như thế nào cho công ty anh?

Đầu tiên đó không phải là công nghệ mà là sự chuyển đổi về nhận thức được tầm quan trọng của công nghệ đối với tất cả nhân viên, lãnh đạo phòng. Đôi lúc sẽ có những trả giá về mất mát nhân sự về tư duy kiểu cũ nhưng nếu vẫn đi theo kiểu truyền thống, cái giá sau này tôi trả sẽ còn đắt hơn rất nhiều lần.

Tôi tự đặt ra các câu hỏi mà tạo ra các quy trình nhằm số hóa các công đoạn thủ công trong vận hành nội bộ:

Làm thế nào để tiết kiệm thời gian họp hành và trả lời quá nhiều email cũng như lược bỏ các email không cần thiết?

Làm thế nào để hạn chế in ấn giấy tờ ký phê duyệt và trong trường hợp tôi vắng mặt, làm thế nào để công việc vẫn trôi chảy?

Làm thế nào để lưu trữ các hồ sơ bảo mật cũng như thông tin lưu hành nội bộ như chiến lược kinh doanh?

Và còn rất nhiều câu hỏi khác sẽ xảy ra trong quá trình triển khai chuyển đổi số mà tôi phải gặp rất nhiều chuyên gia để được tư vấn cũng như tự mày mò tìm hiểu các hệ thống của công ty trong và ngoài nước. 

Các hệ thống nào anh đã áp dụng nhiều nhất cho công ty?

Google Drive để lưu trữ dữ liệu, Chatwork cho hệ thống giao tiếp và giao việc cho nội bộ và tích hợp video conference qua Zoom tích hợp với Chatwork cho những cuộc họp với khách hàng, Bizzi để xử lý hóa đơn đầu vào và Robotic Process Automation (RPA) – Hệ thống tự động hóa quy trình áp dụng cho dịch vụ kế toán.

Google Drive đã rất quen thuộc với hầu hết, nhưng còn Chatwork và RPA có sự khác biệt như thế nào?

Tôi đã sử dụng rất nhiều hệ thống Chat dành cho doanh nghiệp vì Chat hay giao tiếp nội bộ & đối ngoại là một phần không thể thiếu của doanh nghiệp khi những tin nhắn và dữ liệu của bạn sẽ được bảo mật. Năm 2019, tình cờ tôi biết đến Chatwork thông qua anh Nghĩa – sáng lập viên của Bizzi – hệ thống xử lý hóa đơn đầu vào cho doanh nghiệp và đã gắn bó với Chatwork đến nay.

Ban đầu khi sử dụng Chatwork, tôi thật sự không cảm thấy có sự khác biệt lớn về tính năng như các hệ thống khác nhưng với sự hỗ trợ hướng dẫn trực tiếp từ đội ngũ Chăm sóc khách hàng từ Nhật Bản, tôi nhận ra rằng: Sự khác biệt lớn nhất chính là tôi được tiếp thu văn hóa làm việc năng suất của người Nhật, văn hóa Horenso trong giao tiếp doanh nghiệp thông qua Chatwork cũng như các kinh nghiệm quý báu từ các công ty dịch vụ kế toán của Nhật mang lại trong quá trình hướng dẫn. Tin nhắn được mã hóa bảo mật cũng là một yếu tố quan trọng khi trao đổi với đối tác bên ngoài nhằm bảo vệ thông tin kinh doanh nhạy cảm.

Chatwork Nhật Bản cũng đang phối hợp cùng các diễn đàn / câu lạc bộ về kế toán – thuế để triển khai chương trình B6 – kế toán hoàn toàn phi lợi nhuận dành riêng cho 30 doanh nghiệp kế toán – thuế tại Việt Nam.

RPA là hệ thống tự động hóa các quy trình xử lý thủ công mà Webketoan cùng với đối tác Auteros và Chatwork phối hợp để tối ưu hóa cho các công ty dịch vụ kế toán. Tôi hy vọng RPA sẽ mang lại một sự khác biệt về số hóa quy trình cho các thành viên của diễn đàn Webketoan nói chung và Tâm An nói riêng.

Cám ơn anh.